Gouvernance

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Projet de Règlement interne
définissant la gouvernance de l’association EcoAttitude
(à valider par l’AG du 22 avril 2013)
 
 
L’association EcoAttitude se dote du modèle de fonctionnement suivant :
1. Définition et principes de gouvernance
2. Structure de gouvernance,
3. Hiérarchie des cercles,
4. Gouvernance, 
5.     Règles de fonctionnement,
6. Méthode de prise de décision, 6
7. Bureau ou Cercle de direction, 7
8. Cercle général, 9
9. Elections , 9
 
 

 

1.    Principes de Gouvernance

 

1.1.    Equivalence de tous les membres et objectifs clairs : Conformément aux principes de la théorie des systèmes qui requiert que 1) tous les éléments d’un système soient équivalents pour pouvoir s’auto-organiser,  et que 2) la source d’énergie soit extérieure au système, nous  adoptons l’usage du consentement sans objection comme méthode de prise de décision préférentielle, à tous les niveaux d’une structure hiérarchisée de cercles reliés entre eux par un double lien, et veillons à ce que, au sein de l’ensemble, chaque cercle dispose d’une définition claire de ses objectifs.

 

 

1.2.    Bénéfices : Les principes et méthodes de ce mode de gouvernance permettent de :

a.    Renforcer le leadership de chacun sur son territoire ainsi que de clarifier les délégations de pouvoir et responsabilités;

b.    Développer l’autonomie et l’auto-organisation de chaque cercle, ainsi que la coopération entre eux et en leur sein ;

c.                   Faire émerger l’intelligence collective d’un groupe ;

d.                  Assurer la progression et/ou le développement personnel de chacun-e ;

e.    Instaurer une collaboration harmonieuse à tous les niveaux de la hiérarchie des cercles.

 

 

1.3.    Un dispositif en quatre points : Quatre principes président au fonctionnement de cette gouvernance :

1.3.1      Les cercles : L’organisation est structurée selon une hiérarchie de Cercles semi-autonomes, auto-organisés, responsables de leur processus de prise de décision dans leur champ d’action. A tous les niveaux, la parole circule systématiquement  de façon circulaire.

 

 

1.3.2      Le consentement : les décisions se prennent de préférence au consentement. Dans les limites de ce qui est prescrit par la Loi et conformément au présent Règlement, les décisions seront prises avec le consentement de toutes les personnes qu’elles affectent. Le consentement se définit par l’absence de toute objection raisonnable et fondée.
Dans le cas où le consentement ne peut être acquis, et sur demande d’au moins deux membres présents,  la décision sera prise à la majorité qualifiée des deux tiers des membres présents. Si cette majorité n’est pas atteinte, la décision est remise à une séance ultérieure.

 

 

1.3.3      L’élection sans candidat ou par tirage au sort. Les élections - comme les votes - se font soit par tirage au sort parmi les membres du cercle, soit  à bulletin ouvert par nominations successives suivies d’une explicitation par chacun des raisons de son choix. On peut se nominer soi-même. La possibilité est donnée à chacun-e de modifier son vote après avoir entendu les explications des autres. La personne désignée au final est la dernière à s’exprimer et peut accepter ou refuser sa nomination.

 

1.3.4      Le double-lien : Dans la structure hiérarchique circulaire, tout Cercle est lié au Cercle qui lui est immédiatement supérieur par un double lien : l’un nommé par le Chef opérationnel de ce Cercle supérieur, et l’autre (ou plusieurs autres) élus par les membres du Cercle lui-même.

               

 

 

2.    Structure de gouvernance

 

2.1.    Une hiérarchie circulaire de Cercles : L’association est structurée en une hiérarchie circulaire de Cercles semi-autonomes, reliés par des doubles liens à leur niveau immédiatement supérieur. Une hiérarchie circulaire se définit par une structure dans laquelle chaque Cercle dispose d’une double représentation participative au Cercle qui lui est immédiatement supérieur, et dans laquelle les décisions se prennent au consentement à tous les niveaux, respectivement dans les champs d’action de chaque Cercle. Les Cercles sont donc positionnés entre eux en une hiérarchie verticale au sein de laquelle la prise de décision au consentement forme des boucles de rétroaction qui autorise une circulation fluide de l’information entre tous les niveaux de la structure.

 

2.2.    Définition du Cercle : Excepté pour le Bureau tel que défini au § 6 : Bureau ou Cercle de direction, un Cercle inclut tous les membres d’un domaine qui partagent des objectifs et des responsabilités opérationnelles significatives, qu’elles soient salariées ou bénévoles.

 

2.3.    Compétences du Cercle : Un Cercle est une entité semi-autonome qui dispose d’une large liberté de mouvements et d’action ainsi que de différentes responsabilités vis-à-vis de ses membres dans le cadre du respect du présent règlement, ainsi que de l’obligation de communiquer avec le Cercle général et de participer à l’ensemble de ses réunions.

2.4    Accueil de nouveaux membres : L’accueil de nouveaux membres au sein d’un Cercle se   fait au consentement au niveau du Cercle. L’accueil des nouveaux membres actifs au              sein de l’association EcoAttitude est validé par le Cercle général.

 

2.5    Limites d’un Cercle : Un Cercle ne peut pas instaurer des pratiques qui seraient   contraires à la Loi ni au présent Règlement, ni  contrevenir aux principes et méthodes de         la gouvernance sociocratique, ni prendre des décisions nuisant aux politiques des autres        Cercles de EcoAttitude.

2.6    Taille : La taille optimale d’un Cercle doit autoriser des délibérations à la fois inclusives et efficaces ; elle se situe autour d’une vingtaine de membres et ne dépassera pas 40.

 

 

3.        Hiérarchie des Cercles

 

3.1.    Cercle de direction ou Bureau : Le Bureau fonctionne au niveau le plus élevé de la structure sociocratique de l’organisation.

3.2.    Cercle général : Le Cercle général  gère les activités opérationnelles de  l’organisation. Il est composé des membres du Bureau, des responsables de Cercle et des doubles liens élus par chaque Cercle thématique.

 

3.3.    Cercles thématiques ou de fonction : un Cercle de fonction se forme autour d’un-e responsable qui réunit autour de lui-elle les membres concernés par un champ d’activité ainsi que – le cas échéant – au moins deux représentants des Cercles inférieurs.

3.4.    Niveaux hiérarchiques supplémentaires: le modèle hiérarchique décrit aux § 3.2 et 3.3 sera reproduit autant de fois que jugé nécessaire en dessous d’un Cercle thématique.


 Structure de l’association EcoAttitude  en cercles sociocratiques

                                                 

L’Assemblée générale élit le Bureau

 

 

Fréquences de réunion

Bureau : Au moins 1x/mois

Cercle général : Au moins 1x/trimestre

Cercles thématiques : Aussi souvent que nécessaire selon les projets en cours

Assemblée générale : Une fois par an

 

 

 

4.               Gouvernance d’un Cercle

 

4.1.          Compétences  d’un Cercle 
Dans le cadre des limites fixées par le Cercle qui lui est immédiatement supérieur, tout Cercle de fonction :

4.1.1         Détermine et contrôle ses propres modes de fonctionnement pour atteindre les objectifs qui lui ont été fixés par le Cercle qui lui est immédiatement supérieur

4.1.2         Assigne les fonctions de direction, d’exécution et de mesure en son sein ainsi que les tâches à accomplir par chacun de ses membres afin d’atteindre ses objectifs,

4.1.3         Met en place et maintient un système de prise de notes et mémorisation de ses décisions et autres informations stratégiques.

4.1.4         Assume la responsabilité de la formation de l’ensemble de ses membres en coordination avec le Cercle général,

4.1.5         Procède à l’élection d’un ou plusieurs représentants comme double-liens avec le Cercle qui lui est immédiatement supérieur

4.1.6         Décide de l’allocation des ressources qui lui sont affectées, y compris de l’engagement ou du licenciement de son personnel,

4.1.7         Décide – le cas échéant - de la subdivision, fusion ou dissolution des Cercles qui lui sont immédiatement inférieurs.

 

4.2      Officiers de Cercles thématiques : Sauf pour le Bureau, tout Cercle sociocratique se dotera des officiers suivants :

4.2.1          Animation : Le-la responsable du Cercle est désigné-e par le Cercle immédiatement supérieur avec la mission de gérer les opérations courantes dans le champ du Cercle en question. Le-la responsable du Cercle est membre d’office à la fois du Cercle supérieur et du Cercle inférieur, mais ne peut être élu double-lien du Cercle inférieur.

4.2.2         Facilitation : Chaque Cercle élit son-sa faciliteteur-trice pour conduire ses réunions, aider à la prise de décision, s’assurer du respect du dispositif de gouvernance dans le fonctionnement de ce Cercle.

4.2.3         Secrétariat : Chaque Cercle élit son-sa Secrétaire administrative pour gérer les affaires du Cercle et réaliser les tâches liées à son fonctionnement : organisation des réunions, convocation des participants, préparation des rencontres et coordination avec les autres Cercles, préparation et distribution des documents et des propositions, prise de notes et toute autre mission qui lui aura été assignée par le Cercle.

4.2.4         Mémoire : Chaque Cercle élit un-e responsable de la tenue du Journal de bord constituant la mémoire du Cercle. Ce Journal sera régulièrement versé aux Archives de l’association et constituera la base de données qui permettra de la rédaction du Rapport d’activité annuel. Selon la taille du Cercle et la complexité de ses missions, la tenue du journal de bord peut être combinée avec le Secrétariat administratif.

 

4.2.5         Représentation ou double lien : Chaque Cercle élit un-e ou plusieurs représentant-e-s au Cercle immédiatement supérieur. Le(s) représentant-e-s du Cercle participent pleinement à l’un et à l’autre Cercle et ne peuvent cumuler cette fonction avec celle de chef opérationnel.


Sauf en ce qui concerne les rôles de responsable de Cercle et des doubles liens qui doivent être tenus par des personnes différentes, tout membre d’un Cercle peut remplir plus d’une fonction. De même, les fonctions peuvent être combinées.



5.               Règles de fonctionnement

Pour assurer un fonctionnement harmonieux, économiser le temps et permettre l’émergence de l’intelligence collective, il est  recommandé de respecter les quatre points suivants  dans le courant d’une séance de Cercle :

a.                  La parole circule systématiquement en rond,

b.                  On va à l’essentiel sans chercher à tout dire (« frugalité oratoire »), sachant que les autres membres du groupe diront vraisemblablement ce qui manque à la compréhension,

c.                   On s’adresse au centre du cercle afin d’éviter les affrontements inter-personnels,

d.                  Chacun fait preuve d’empathie, cherchant à comprendre l’intention et le besoin derrière les mots prononcés par les participant-e-s.

 

 

6.               Prise de décision sans objection

6.1          But et champ de la prise de décision : Le but d’un Cercle est déterminé par le Cercle supérieur le plus proche qui définit le champ de responsabilité de ce Cercle.  Chaque Cercle prend librement ses décisions dans les limites du champ qui est le sien.

6.2          Objection : Le principe du consentement est appliqué de préférence à toutes les décisions du Cercle. Toute objection à une décision à prendre doit répondre aux critères suivants :

 

a.         Elle doit être prépondérante, à savoir que si la décision était prise dans son état actuel, elle affecterait de manière significative la capacité des membres du Cercle à assumer leurs responsabilités pour atteindre les buts que le Cercle s’est fixés ; et

b.        Elle doit être argumentée, à savoir que les raisons qui fondent cette objection doivent être suffisamment expliquées pour permettre de la résoudre. Le-la membre objecteur et les autres membres du Cercle portent conjointement la responsabilité d’aider à clarifier et résoudre une objection.

6.3          Décisions du Bureau, ou Cercle de direction : Les décisions du Bureau sont également prises au consentement, et le consentement est en tant que tel accepté comme un meilleur standard que le vote à la majorité.  Il est admis que ce mode de prise de décision satisfait aux exigences légales qui stipulent qu’une décision doit être prise à la majorité des votants présents autorisés à voter.

6.4         Consentement impossible à trouver : Dans le cas où, après épuisement de toutes les  options possibles, un Cercle – autre que le Bureau – ne parvient pas à obtenir  le consentement de tous ses membres sur une de ses propositions d’action, la décision sera remise au Cercle immédiatement supérieur.

 

               Dans le cas où après épuisement de toutes les options possibles, le Bureau ne parvient pas à obtenir le consentement de tous ses membres sur une proposition d’action, la décision sera prise à la majorité qualifiée des deux tiers  des membres présents, à défaut de quoi  la décision sera remise à une séance ultérieure.

 

6.5         Procurations : Aucune délégation de pouvoir ni aucune procuration ne saurait être accordées à quiconque donnant le droit de participer ni à un processus de prise de décision ni à aucune autre action d’un Cercle, y compris le Cercle de direction.

 

 

 

7.               Le Bureau ou Cercle de direction

 

7.1.      Autorité : Le Bureau dispose – dans le cadre légal du Code civil suisse, art.  60 et ss. – du droit octroyé habituellement au Comité d’association : il dirige et conduit les affaires de l’association et dispose des pleins pouvoirs pour engager l’organisation dans tout acte licite, sauf limitations particulières qui seraient mentionnées dans le présent Règlement.

7.2       Responsabilités : Le Bureau porte la responsabilité d’assurer que  l’association, en tant qu’organisme à but non-lucratif, agit en conformité avec sa Charte et toutes réglementations légales gouvernant les organismes à but non-lucratif. Il porte également d’autres responsabilités qui portent notamment – sans y être limitées – sur :

a.  La rédaction,  l’exécution et la supervision  d’un plan stratégique,

b. La prise en charge de ses responsabilités fiscales,

c.   Le maintien d’une viabilité sur le long terme,

d.  La génération d’idées nouvelles et le dégagement de nouvelles pistes de travail,

e.  L’établissement et/ou le maintenir du contact avec des personnes, des organismes, des agences et toute autre entité extérieures à l’organisation,  nécessaires au développement et au fonctionnement de l’association.

 

7.3       Composition 
Le Bureau comprend  au moins 3 personnes. Elles se distribuent entre elles les rôles de Président-e, de Secrétaire, de Trésorier-e ainsi que de façon tournante les fonctions de requises par le dispositif de gouvernance décrit au § 4.2.

 

7.4       Personnel exécutif

 

7.4.1       Nombre et titres : La loi suisse n’exige rien de particulier à ce sujet. Chaque association est libre de désigner son personnel exécutif sous les noms qui lui conviennent. Toutefois EcoAttitude estime qu’il est pertinent de décrire au moins trois fonctions.

 

7.4.2       Présidence : La fonction –du-de la Président-e consiste à

a.   S’assurer que le Cercle de direction fonctionne conformément à la définition de la gouvernance d’un Cercle, y compris en ce qui concerne la formation de ses membres.

b.   Exécuter toute tâche requérant la signature engageant le nom de l’association.

c.   Assurer une présence publique au nom d’EcoAttitude ou désigner une personne susceptible d’assurer ce rôle,

d. Exécuter d’autres tâches nécessaires au bon fonctionnement du bureau ou jugées utiles par le Cercle de direction,

e.  Remplacer temporairement le personnel exécutif dans l’exécution de ses tâches au cas où ils-elles (se) seraient volontairement ou involontairement rendus inaptes à le faire eux-elles-mêmes,  tant dans leurs dicastères respectifs qu’au sein du Cercle de direction.

 

7.4.3             Secrétariat exécutif : Le-la Secrétaire remplit toutes les fonctions spécifiées dans le cahier des charges du Secrétariat Administratif des Cercles. De plus, le-la Secrétaire a pour fonction de :

 a.  Veiller ce que l’information  circule auprès de toutes les instances de l’association,

b.  Prendre ou faire prendre des notes et archiver des locuments des différentes instances de l’association,

c.   Protéger l’usage du nom et du logo de l’association et valider les documents émis par EcoAttitude en leur apposant le-dit logo,

d.  Remplacer la présidence dans ses fonctions à la tête du Bureau,  en cas d’absence volontaire ou involontaire,

e.  Réaliser ou faire réaliser les tâches qui lui sont assignées par le Bureau ou par la présidence.

 

7.4.4     Trésorerie : Le-la Trésorier-rière a pour fonction de :

a.   Superviser les finances de l’organisation,

b. Conserver l’ensemble des fonds et des liquidités, jusqu’à leur assignation spécifique,

c.   Etablir ou faire établir les comptabilités, relevés bancaires et toutes autres pratiques utiles à une gestion efficace et sûre,

d.  Préparer ou faire préparer les budgets, plans de financement et rapports financiers,

e.  Rendre accessibles les rapports financiers sous une forme compatible avec la transparence requise par le fonctionnement des Cercles sociocratiques.

f.   Réaliser les tâches du-de la Secrétaire exécutif-tive en cas d’incapacité volontaire ou involontaire de ce dernier/cette dernière à les accomplir lui-elle-même.

g.  Réaliser les autres tâches que lui assigne le Bureau.

 

 

7.5       Transparence 
Le Cercle de direction tient des comptes-rendus transparents des transactions qu’il mène, et les met à disposition des membres, des équipes et autres parties concernées.

 

 

 

8.               Cercle général

 

8.1.         Composition

                Le Cercle général  se compose exclusivement de membres actifs : y siègent  les membres du Bureau ainsi que deux délégués par Cercle de fonction.

 

8.2.         Compétences

                Le Cercle général a pour tâche principale de fixer les lignes directrices pour les activités de l’association, d’examiner et coordonner les projets soumis par les Cercles de fonction, de les approuver ou de les renvoyer à leurs Cercles de fonction respectifs.. Il traite les questions liées à la stratégie générale de l’association, à la recherche de fonds et répartit les ressources entre les différents Cercles. Il mandate le Bureau sur des tâches spécifiques.

 

8.3.         Responsabilités

                Le Cercle général dispose des droits et porte les responsabilités qui sont habituellement celles d’un Comité.  Il est un lieu de ressource pour l’ensemble des membres actifs de l’association. Il veille à ce que ses membres obtiennent le soutien nécessaire dans l’accomplissement de leurs tâches et à la résolution harmonieuse des tensions ou conflits entre les personnes.

 

8.4.         Fréquence
 Le Cercle général se réunit autant de fois que nécessaire et sur demande d’au moins 2 de ses membres, mais au moins une fois par trimestre.

 

 

 

9.               Elections

 

9.1          Processus d’élection
Les membres du Bureau, ainsi que tous les officiers des Cercles sont élus au consentement ou au tirage au sort. L’élection au consentement comporte les étapes suivantes :

a.  Nominations,

b.  Explications,

c.   Discussion, changements éventuels et résolutions d’objections le cas échéant,

d. Consentement de la personne élue.

Le processus est conduit par un-e facilitateur-trice désigné-e pour l’occasion. Le-la facilitateur-trice participe au vote.

 

9.2          Responsabilité : La personne élue à un poste et l’ayant accepté est responsable de la mission qui lui est confiée. Elle s’engage à rendre compte au Cercle qui l’a désignée.

9.3          Renoncement : si une personne élue par un Cercle souhaite renoncer au rôle qui lui a été confié, elle en informe le Cercle en temps utiles et veille à contribuer à son remplacement.